店舗管理って何をするの?

統括本部が健全な経営のため各店の状況を把握

店舗管理とは多店舗展開する小売店や飲食店などを統括する本部が、各店舗の売上や仕入・在庫状況、スタッフの勤怠など管理することを言います。
なぜそのようなことが必要になるかというと、店舗管理を行わないと各店の状況を把握できず、各店へ的確な業務指示を出したり、経営母体として統一的方向性を保てなくなるからです。
また見えないところで過剰在庫や欠品などが発生し、経営危機に陥る可能性も出てきます。品揃えやサービスもバラバラになるため顧客も困るでしょう。健全な経営を維持するために店舗管理は無くてはならないのです。

店舗管理で悩む こんな課題

  • 店舗の経営数値を把握できない

    売上・在庫・仕入などの数値情報が各店舗内で滞っている状況です。

  • 店長の作業が店舗内だけで手一杯

    店舗内の接客や管理で忙しく、本部にするべき状況報告ができません。

  • 指示系統がバラバラで周知徹底されない

    何本も指示系統があると受けた人以外に伝わらないことがあります。

  • タイムカードでアナログ勤怠管理

    月1回タイムカードの記録集計を手作業で行うのは効率が悪いです。

  • Excelによる商品管理なので非効率

    取扱商品点数が多くなると入力が追いつかず管理ができません。

  • ベテランスタッフなど特定の人がいないと業務が止まる

    管理の属人化が進むと、特定の人でないと作業が進まなくなります。

  • 顧客情報の詳細を把握できていない

    購買頻度や履歴がわからないので効果的なDMや案内が出せません。

  • 店舗スタッフのシフト管理が甘い

    店舗の状況把握ができていないと人材配置のバランスが崩れます。

課題を一気に解決する店舗管理システム導入

各課題を見てもわかるように、店舗管理は多岐にわたり、機能しないことで起きる弊害は大きなものになります。それを解決するには、店舗管理システムを導入して経営数値の分析や業務の効率化を進めるのがベストです。

店舗管理システムや在庫管理システムは
クラウドERPなの?

情報をまとめて管理できる「クラウドERP」

クラウド型店舗管理システムには、POSや商品管理、勤怠管理などさまざまな機能がありますが、これらの機能をすべて集約し、一元管理できるクラウド型店舗管理システムを「クラウドERP」と呼びます。

多くの機能をまとめて管理できるシステムをクラウドERPと考えてよいでしょう。

クラウドERPは情報を一元管理で業務効率的にする

クラウドERPのメリットは、やはり企業運営におけるすべての情報を一元管理できるという点です。

POSや勤怠管理など、それぞれ別のシステムで管理すると扱いにくいですが、ひとつのシステムでまとまっていれば、売上を入力したら在庫データを減らすなど、他のシステムの情報を一度に変更することができて効率的です。

また、効率化によってすばやく情報を更新できれば、常に最新のデータを見ることができ、業績アップにもつながります。

クラウドERPは海外に拠点を導入したいと考えている企業にも適したシステムです。

海外の企業運営に必要な機能や法律要件などが備わっていることが多いので、同じシステムを海外でも使うということが容易に行えます。

インターネットがあればサーバやソフトの設定も必要ないので、とても手軽です。

さらに、クラウドERPを提供している多くのサービスは、法制度の改正などにおいて会社が受ける影響の機能について、常に更新を行っているため、企業側で、それらの対処をしなくても常に時代の流れに対応したシステムを使用できることも大きなメリットだといえます。

クラウドERPは高額の維持費用がかかる場合もある

クラウドERPの導入や保守における費用がかかるという点があります。

機能が多い分ライセンス費用も高く、また定期的なバージョンアップなどに対応してアップデートを行う際にも費用がかかります。

保守の費用も高額になることが多いので、費用対効果をしっかり検討した上で導入を決断しなければなりません。

また、クラウドERPは、多くの機能を持ちますが、特殊な業務を行っている企業の場合、それらの機能を用いても自社の業務管理に対応しきれない場合もあります。導入時に機能を追加することは可能ですが、その分費用が高くなりますので、コスト面のリスクが大きくなります。

自社の業務管理に役立つ機能を考えて選ぶ

クラウドERPの導入を検討している企業は、まず標準機能で自社の業務管理をすべて補えるかということを考えることが重要です。

導入においては、実際にクラウドERPを操作する現場の意見を積極的に取り入れ、導入後に現場の負担ならない運用が可能であるかも考慮しなければなりません。

金額が安い、機能がたくさんあるということだけで選ぶのではなく、必ず搭載されている機能が自社の業務管理に役立つかを検討しましょう。

トライアルで各サービスを比較する

要件が定まり、システムを選定する段階となったら、各サービスが展開しているトライアル製品を活用して多くの製品に触れてみることをおすすめします。

もちろん現場の社員にも実際に触れてもらい、「使い勝手がよい」か「効率のよい業務管理を行える」などの点についてヒアリングします。

また、利用するサービスの担当者とできるだけ細かい話し合いを行い、よりシステムについて理解した上で導入を決めれば、クラウドERPは業務管理において強い味方になってくれるでしょう。

店舗管理システムって何ができるの?

店舗管理システムとは売上管理や在庫管理、従業員の勤怠管理など店舗を運営する上で必要となる基本業務を一括管理できるシステムのことです。ここでは売上アップや業務の効率化に役立つ代表的な機能を紹介します。

  • 商品管理システム

    商品の仕入れや在庫から納品・陳列までを管理するシステムです。ここがしっかりしていないと過剰在庫や欠品の原因になるので非常に重要です。システムの導入により商品管理作業の効率化や標準化が可能になります。

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  • POSシステム

    販売時点で商品名、数量、時刻といったデータを収集し、多角的に分析することができるシステムです。販売動向が即座にわかるようになるため、その後の価格政策や仕入・在庫管理の効率化につなげることができます。

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  • ポイント管理システム

    ポイントカードを利用して顧客の基本情報と購入情報をデータベース化することで、購入行動を把握・分析して販売促進につなげる顧客管理ポイントカードシステムです。良好な関係を築いて顧客満足度を向上させます。

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  • 顧客管理システム

    顧客の基本情報に販売データなどを紐付けて分析し、マーケティング精度を向上させる機能です。システムを導入することにより顧客行動の可視化ができ、無駄なマーケティング費用が無くなるので経費削減につながります。

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  • 勤怠管理システム

    店舗スタッフの出退勤の時間を正確に把握することができるシステムです。給与計算まで自動的に行います。手作業で集計するのに比べると計算ミスが発生せず、担当者の手間も軽くなるので人件費削減の効果があります。

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店舗管理システム機能比較表

  POS 商品管理 顧客管理 ポイント
管理
スタッフ
管理

スゴ腕

公式サイト
○ ○ ○ ○ ○

アラジンオフィス

公式サイト
- ○ - - -

ストロベリージャム

公式サイト
- ○ - - -

TRUE TWINSHOP

公式サイト
○ ○ ○ - -

テンポアシスト

公式サイト
- ○ - - -

BCPOS

公式サイト
○ ○ - - -

テンポバイザー

公式サイト
○ ○ - - -

ファッションマネージャーワールドワイド

公式サイト
○ ○ - - -

ガルフCSM

公式サイト
- ○ - - ○

まとめ

すべての管理機能に対応するのは1製品のみ

各社システムを比較してみるとPOSと商品管理に重点を置いたものが多く、顧客管理や勤怠管理まで対応するシステムは少ないことがわかります。
この中では「スゴ腕」だけがすべて対応していました。
※ただし勤怠管理について、標準仕様では指紋認証やICカード機器と連動していません。

さっそく「スゴ腕」店舗管理システムを見る

一般的なシステム導入の流れ

店舗管理システムや商品管理システムを導入することでいくつものメリットが生まれます。これらのメリットを得るために多くの企業やお店でシステムが導入されていくのですが、どのようにしてシステムを導入するのかを知っておくとスムーズに導入することが出来るようになりますよ。また導入の流れまでに注意しなければいけない事やポイントなどを押さえておくことでより質の高いサービスを利用することが出来るようになるでしょう。

店舗管理システムや商品管理システムの導入はまず導入元である業者選びから始めていく必要があります。店舗管理システムや商品管理システムを提供している業者は数多く存在しているため、業者選びに時間が掛かってしまうこともあります。そこでシステムを導入して何を改善したいのか、どういったメリットを求めているのかというニーズをより明確にすることでシステムに求めている部分がはっきりし、導入までの流れをスムーズに進めることが出来るようになるのです。

システムを導入するときの流れを確認しておこう

店舗経営のためには、目には見えないような「陰の仕事」が数多く存在します。仕入れや売り上げのチェックや、従業員それぞれの勤怠管理など、その内容は多岐にわたります。

トラブルなく円滑に進めていくためには、店舗管理、商品管理のシステムを採用するのがオススメです。実際に導入するまでの流れをチェックしてみましょう。

業者に問い合わせる

店舗管理や商品管理を行うためのシステムは、さまざまな業者が提供しています。システムの内容や使い勝手、そして導入費用など、「どこも同じ」というわけではないので注意が必要です。

まずはインターネットなどで情報を集め、気になる業者があれば資料を送付してもらいましょう。

資料をもとにさらに検討を重ねたら、実際に業者に問い合わせをしてみます。取り寄せた資料に記載していないことがあれば、このときにしっかりと確認しておいてください。

実際にシステムを導入したあとに、自分たちにどのような手間が発生するのかも、重要なポイントとなります。

また、問い合わせた際の対応力も評価ポイントの一つとなります。丁寧に対応してくれる業者であれば、安心してシステムを導入できるはずです。

機能を確認する

店舗管理、商品管理のシステムは、業者によってそれぞれ「特徴的な機能」が備わっています。システムを導入した際のメリットとしてアピールされているケースも多いですから、自分たちのお店にとってどんな機能があると便利なのか、よく検討してみてください。

よくあるのは、「実際に導入してみて、もっとこうだったら良かった」と後悔するパターンです。各社のシステムの機能を一覧にまとめてみることで、こんな失敗を防ぐことができるでしょう。

また、自分たちにどのような機能が必要なのかわからない場合には、現在の店舗経営の流れの中の、どこでどう使いたいのかをシミュレーションしてみるのがオススメです。自然と「必要な機能」と「そうでもない機能」にわけられるはずです。

見積もりを出してもらう

導入する店舗管理・商品管理システムをある程度絞り込んだら、次は「実際の導入時にかかる費用」を見積もりしてもらう必要があります。気になる業者に連絡をとり、手続きを進めていきましょう。

もし気になる業者が複数ある場合には、この導入費用やランニングコストが決定打となることも考えられます。見積もりを作成してもらい、各社の条件を比較してみるのもオススメです。

業者によっては、「自分たちにとって必要な機能を決定して、その分だけ費用がかかる」という仕組みを採用しているところもあります。この場合、見積もり時には「どのような使い方をしたいのか」を確定しておく必要があります。

「なんとなく」で見積もりをもらっても、何の役にも立たないケースもあるので注意してください。

契約・料金の支払い

機能面や顧客対応力、そして導入に際して必要な費用など、全ての情報が出そろった段階で、「店舗管理・商品管理システムを導入するのか」と「どの業者のシステムを採用するのか」を決定することになります。一つの業者に絞り込んだら、契約したい旨を担当者へと知らせてください。

その後の流れは、業者側の指示によって進められていきます。正式な契約書を作成し、署名や捺印を済ませたら、料金の支払いを済ませます。タイミングや方法についても、業者ごとの差が大きいポイントですから、契約時に確認しておくと安心できます。

なお、契約後に「やっぱり自分たちが思っていたのと違ったから」という理由で「なかったこと」にするのは難しいです。契約前に、比較検討はしっかりと行っておきましょう。

システムの導入

契約を済ませ、料金の支払いを終えたら、次はいよいよ導入のための手順がスタートします。業者側の担当者が、お店の状況に合わせた形でシステム環境を構築してくれます。

導入に関する手続きは、詳しい知識がなくても大丈夫です。「こんな風に使いたい」「こんな希望を叶えたい」という要望に合わせて、システム業者側が対応してくれるケースがほとんどです。ただし、店舗側で別途対応を要請される事柄もありますから、実際の導入前にチェックしておきましょう。

契約から導入、実際の運用開始までの期間は、システムの内容や業者によっても異なってきます。導入時には、操作方法や使い方などのレクチャーを受けることになりますから、しっかりと頭に入れておいてください。

システム導入後にしておくべきこと

システムを導入したら、「使い方を確認し、従業員全体で共有する」ということが重要となります。せっかく採用したシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。また従業員全体で情報を共有することで、システムの良さも活きてくるはずです。

わからないことがあれば、ぜひ積極的に業者のアフターサポートを利用してみてください。毎日の店舗管理・商品管理を楽にできるようになります。

システムに合わせて業務の仕方を変える

システムを使って、店舗管理や商品管理が行えるようになれば、日々の業務負担は格段に軽くなるはずです。それを期待して、システムを導入する方も多いことでしょう。

しかし実際には、システム導入後に「失敗だった」と感じてしまうケースもあります。これは「システム導入に合わせて、従業員の仕事スタイルを変えることができなかった」ためだと考えられます。

いくら便利なシステムがあっても、使いこなせなければ意味がありません。システムを導入すると、これまでにやってきた仕事の内容が一変しますから、それに合わせて「仕事スタイルを変える」ということも重要になってきます。

これまでに長年培ってきた「業務のやり方」があるかもしれませんが、柔軟に対応することが求められます。どのように活用するのがベストなのか、実際に現場でシステムを使っている方々の話を聞いた上で、判断するのもオススメの方法です。だんだんと、システムと毎日の業務が馴染んでくるでしょう。

不要な機能を制限してシンプルに使えるようにする

店舗管理や商品管理のシステムは、非常に便利なものです。さまざまな企業で導入が進んでいるため、システム業者側も「できるだけ幅広い業種に対応できるように」という意味で、あらゆる機能を搭載しています。大切なのは「すべてを使いこなす」のではなく、「自分たちにとって必要な機能を見極める」ことです。

自分たちのお店の管理をするために「この機能は必要ない」と感じたら、それを制限してしまうのもオススメです。使える機能を限定的にすることで、その分操作は楽になります。あらゆる人が使いこなせる、便利なシステムになるでしょう。

もちろん状況に合わせて、システムの制限解除を行うのもオススメです。一気にすべてを導入しようとすると、現場が混乱してしまう恐れもあります。機能制限を上手に活用することで、徐々に仕事の進め方を移行させていきましょう。

一度にすべての機能を解放するよりも、使い手の負担を軽減できますし、システムに関する知識定着にもつながります。

他のシステムと連携させる

せっかく店舗管理・商品管理のためのシステムを導入したのであれば、店舗で扱っているそのほかのシステムと連携させることも検討してみてください。システム同士を連携させることで、より仕事を楽に進めていけることでしょう。

また、店舗経営に関わる多くの情報を一元管理することができれば、これまでよりも多角的に、経営状況や今後についての検討ができるはずです。

システムの連携について、わからないことがあれば業者側のサポートサービスに連絡するのがオススメです。連携させる方法や、そもそも連携させられるのかどうかなど、あらゆるアドバイスをもらえるはずです。その上で、「今後の店舗経営を考えた上で、どうするのがベストなのか」を判断するのがオススメです。

他のシステムとの連携にまで目を向けられたら、店舗管理・商品管理システムの導入は「成功した」と考えて良いでしょう。システムを上手に活用しながら、日々の業務に邁進してください。

システム導入に必要な費用の目安

店舗管理システムや商品管理システムを導入する場合、システム自体の購入費用と場合によっては工事費用が掛かることがあります。導入するシステムの数とシステムの質によって費用が変わってきますが、大まかな目安としてどれだけの費用が掛かるのかを知っておくようにしましょう。システム導入の費用の目安を知る方法はいくつかありますが、一番一般的な調べ方は見積もりを出して貰う方法になっているため、具体的な導入案が決まり次第業者に確認してもらうことをオススメします。

業者に見積もりを出してもらう以外の方法として、導入事例から費用を比較して調べるという方法があります。業者によってはホームページなどに扱った導入事例を一例として紹介していることがあるため、その事例を確認して費用を見比べることが出来るようになるのです。この方法であれば導入事例のメリットなども一緒に確認することが出来るので、費用の相場と共に調べることが出来て一石二鳥と言えるでしょう。

自社に必要な店舗管理システムの選び方

店舗管理システムには様々な機能が付いています。業種別に役立つシステムもあれば機能もあるので、ベストマッチするシステムを導入するようにしましょう。業種別に役立つシステムや機能を備えている店舗管理システムの選び方としてネット検索を活用する方法があります。ネット検索を行なうことによって業務に役立つ機能を備えた店舗管理システムを探すことが出来ると同時に、システムの評価をチェックすることが出来ます。このような調べ方をすることでより良い店舗管理のシステムを導入することが出来るようになるのです。事前に自社に必要な機能が何か、システムにどういった機能が欲しいのかを考えておくことも大切な事と言えますよ。

もう一つ店舗管理システムを選ぶ方法として、導入事例の失敗談に目を通すという方法があります。導入失敗談にはシステム選びに役立つ情報がいくつもありますし、「予想と違った」、「運用してみると意外と不要なサービスだった」などという情報も記載されていることがありますので、目を通していても損にはならないのです。同じような目的で導入している企業も数多く存在しているので、失敗談から教訓を得て自社に役立つ店舗管理システムを選んでいきましょう。失敗談をチェックする際にはどのような理由でしっぱいしたのか、どのようなシステムを選んでその結果になったのかを押さえておくようにすると参考になりますよ。ただ目を通すだけでなくどこに注目して失敗談を見るのかということも大切なのです。

棚卸に役立つ!商品管理機能の活用方法

商品管理システムを導入することで得られるメリットは大きく分けて三つあります。まずその一つとして管理作業の効率化から解説していきます。棚卸の作業は商品を管理する企業であれば基本的に業種を問わずに行なう必要がありますが、その棚卸の作業を効率よくしてくれるのが商品管理システムのメリットとなっているのです。未だに紙やペンを使って商品管理を行なっている業者がいますが、この方法だとどうしても時間が掛かってしまいますし人員も増えてしまうでしょう。作業の効率が悪くなることによって、生産性が落ちるだけでなく、コストも発生してしまうためあまり良い方法とは言えないのです。二つ目のメリットは管理作業の正確性アップです。手作業でなくシステムによる管理になるのでヒューマンエラーが極端に少なくなり、確認を何度も行なう必要がなくなります。

最後に、管理業務をシステム化することで属人化を防ぐことが出来るというメリットが生まれます。普段管理している社員が休みの場合、誰も管理の行方が分からなくなってしまうということを防ぐことも出来ますし、その社員が辞めてしまった場合の大きな穴を埋めることが出来ます。システムを導入することによって他の社員も同じように管理業務をこなすことが可能となり、属人化のデメリットがなくなります。このデメリットがなくなるだけで商品管理システムを導入する価値があると言えるでしょう。商品管理システムを導入する事で得られるメリットを考えて早めに導入しておけば、業務の効率化や管理ミスを減らしていくことが出来ますよ。

集客に繋がる!顧客管理機能の活用方法

顧客管理は集客にも役立ちます。顧客管理を徹底することでお客がどのような商品、サービスを求めているのかを知ることが出来るようになるため、その情報を基に集客に役立てることが出来るのです。また顧客管理をアシストするシステムも数多く存在しているのでぜひ活用していきましょう。顧客管理システムを利用している企業もたくさんいるので、どのように活用しているのか参考にしてみるのもいいでしょう。企業の業績アップに繋がるヒントが隠されている可能性もありますよ。

顧客管理が重要な理由として多くの企業が、新規顧客の為に必要という回答をしています。顧客のニーズを分析することによって新しい商品やサービスの開発に大きく役立ちます。また今まで自社を利用し続けている顧客がなぜ自社を使い続けているのかを知ることで、顧客満足度の秘密を明確にすることが出来るようになるのです。残っている顧客により良いサービスや商品を提供することと同時に、新しい顧客を得るために顧客管理システムの存在が欠かせないのです。

新規顧客を増やすためにも宣伝広告を出している企業もたくさんいます。しかし宣伝広告費用は企業にとっても大きなコストになるため、継続して行なうのは難しくなってくるでしょう。宣伝広告に負担を減らすためにも顧客管理システムを活用することをオススメします。顧客のニーズが分かればそれに合った的確な広告を出すことが出来るようになるので、無駄な広告にコストをかける必要がなくなるのです。

店舗管理システムの意外な機能…

店舗管理システムにはお店の売上を確認する機能やクラウドを利用して他の店舗の情報を共有することも出来ます。こうした機能のお陰で様々な企業の業務をサポートしている店舗管理システムですが、その他にも役立つ機能は数多くあるため知っておきましょう。店舗管理に役立つ機能以外にも「こんな機能もあったんだ!」と思われるような機能もあるので知っておくとよりシステムを有効活用することが出来るようになります。

店舗管理システムでは本部と支店のやり取りをスムーズにするためにポータル、掲示板、動画配信といった機能が付与されています。これらの機能は一般的な店舗管理システムにも付与されている機能となっているのです。またやり取りを円滑に行うための機能として文書管理や承認フローといった機能が備わっている店舗管理システムもあるのです。意外と知られていない機能はまだまだたくさんあるため、店舗に役立つ機能かどうかを判断して導入しましょう。

店舗管理システムなら従業員管理が簡単に行える

店舗管理システムとは、仕入れや売上などの商品管理や顧客管理や勤怠管理をオンライン上で管理できるシステムのことをいいます。

本部などの管理を行う部署が、店舗の管理業務がうまくできなかったり、本部と店舗のコミュニケーションがなかなかうまくいっていなかったりする場合に、店舗管理システムの導入により業務がスムーズに進む可能性があるのです。

店舗管理システムの導入は、店舗の状況や従業員の状況が細かく管理できることや、時間をかけないで短い時間で店舗や従業員の管理が簡単に行うことができるようになります。店舗管理システムの内、まずは商品管理をシステム化することによる効果ですが、管理作業が効率化できることにより、生産性が向上することができるのです 。

また、システムの導入により、在庫管理などの正確性を高めることができ、作業の標準化によりどの従業員であっても同じレベルの仕事ができるようになることです。

実際、顧客管理をシステム化することによる効果ですが、システム化により顧客の基本情報に売上情報などの販売データを紐付けて、マーケティング分析に活用できます。

店舗管理システムは、直接に売上に関わらない部分なので軽視されがちですが、管理業務の作業する時間の短縮が図れることや、人件費の削減も可能になります。また、従業員の管理も簡単に行うことができるようになるのです。

採用から退職までの流れをサポートしてくる従業員管理

従業員管理をシステム化すると、従業員の情報が一元管理することができます。また、採用管理をシステム化することにより、採用活動や雇用契約が無事に行われれば、次に行うことは社会保険の加入手続きなどです。

新入社員は、健康保険や厚生年金や雇用保険の加入手続きをしなければなりません。40歳以上の従業員であれば、介護保険に加入しなければなりません。さらに、出産をする従業員がいるならば、産休や育休の手続きについても必要です。また、退職時には、社会保険の解約手続きがあります。 このような煩雑な手続きや従業員の管理をすべてシステム化することにより、人事担当者や管理者の業務をサポートしてくれるのです。

従業員管理をシステム化することは、大企業では当たり前ですが、中小企業でも導入する企業が増えてきています。 従業員管理システムは、複数の支社などを持っていて、社員の数が多い会社や多くの部署が存在している会社では、とても便利なのです。

さらに、従業員管理システムは、統括的な人事システムとして利用できます。 従業員は、採用から退職するまでの間、何回もの配置転換が行われ、さまざまな部署や支店に配属されるのです。その履歴が新卒採用の人も中途入社の人もすべて従業員管理システムに保存され、その人の性格や、今まで受けてきた人事評価や、入社年月日まですべて一元管理されます。そのため、従業員管理システムは、スムーズな人事異動にも役に立つのです。

人事に関わる書類もまとめて管理できる

企業で働いていると、採用から退職までにいろいろな種類の人事や労務に関する書類を提出しています。このような書類には、法律などで保管期間が決まっていたりすることもあります。

従業員管理システムの導入は、このような難しい書類の管理もまとめて管理できるようになるのです。人事や労務に関する書類には、従業員の個人情報に関わるものもありますし、採用や退職に関わるものもあります。また、社内で決められた人事規定や、雇用保険や健康保険などの社会保険の書類や、労使間で合意に至った内容に関するものもあるのです。 特に、従業員の個人情報に関わる書類などは、細心の注意が必要ですが、従業員管理システムではすべてまとめて管理することができます。

さらに、管理をすることができる人事や労務に関する書類には、源泉徴収簿や、控除に関わる書類や、マイナンバーなどがあります。

従業員のマイナンバーについては、企業は雇用が継続している限り保管をしていてもいいことになっていますが、退職者のマイナンバーについては取り扱いに注意をしなければなりません。退職後であっても、明確な利用目的がある場合に限っては7年間の保管が可能なのです。

他にも、採用時に徴収した従業員の身元保証書や誓約書、雇い入れ時や退職時に伴う書類、休暇届や欠勤届なども人事に関わる書類になります。このように、人事に関わる書類はまだまだいっぱいありますが、従業員管理システムでまとめて管理することができるのです。

複雑化しがちな業務ルールなどにも対応

店舗管理システムの導入により、業務上に発生する複雑なルールについても確認することができるようでなければいけません。社内のパソコンから店舗管理システムに繋げれば、すぐに業務ルールを確認することができて、営業などで外出している場合でも、外出先でスマートフォンなどで、店舗管理システムを確認できる環境が必要とされているのです。

企業内の業務ルールを店舗管理システムで保存するには、企業ごとや部署ごとに業務内容が異なるため、システムの知識だけでは店舗管理システムに反映させることはとても難しく、その企業の業務全般がわかっていないといけません。

店舗管理システムを確認すれば、複雑化している業務ルールも簡単に確認することができるようになるためには、複雑化している業務要件やビジネス上の制約などをルールとして店舗管理システムに定義させるのです。それにより、ビジネスの複雑化している業務ルールを細分化することができるため、システムを管理することができるのです。

店舗管理システムが、複雑化しがちな業務ルールなどにも対応することができれば、すべての従業員が複雑な業務ルールでも簡単に確認することができるようになるため、業務ルールの見える化が進んでいきます。その結果、すべての従業員が同じ方向を向いて、業務を行うことができるようになります。そして、企業にとっても従業員にとってもお互いに良い結果が生まれることでしょう。

従業員管理システムで給与業務をサポート

従業員管理システムは、従業員の性格や、生年月日や、人事考課などの情報が一元管理できるだけでなく、給与業務にも対応しているものもあります。

一元管理されている従業員情報を元に、従業員1人ひとりの社会保険料や、税金の計算や、交通費までも自動で計算をして、給与明細に反映させるのです。そして、給与明細の作成や配布についても行うことができるのです。

また、勤怠情報についても従業員管理システムが管理していますので、有給休暇の日数や、欠勤の日数などを考慮して給与計算に反映させることができるのです。 さらに、社会保険については、社会保険料の計算だけでなく、社会保険の手続きにまで対応しているシステムもあります。

雇用保険料や介護保険料の計算や手続きも行うことができます。給与業務は、全従業員に対して行われる業務のため、大きな効率化が図れることになります。他にも、だいたいの企業が年2回支払うことになるボーナスに対する計算や、ボーナス時の社会保険料や税金の計算も行うことができます。

全従業員に関わることでいえば、年末調整の計算も行うことができます。退職する人がいれば、退職金の計算にも対応しています。

従業員管理システムの導入は、このような機能にも対応していますので、人事担当者や給与計算業務の担当者の負担を減らし、効率化を図ることができます。そのことにより、人員の削減ができれば経費の削減にまで繋がっていく可能性もあるのです。

システムを導入する際に気を付けるポイント

店舗管理システムを導入した会社の中には期待通りの効果が出なかったというケースもありますが、その多くは事前確認をしていなかった、そこまで考えが至らなかったことなどによるものです。そこでどの点に注意すればよいかをまとめました。

  • 既存システムと連携しないことがある

    システム導入の前にすでに会計ソフトなどを利用していることも多いですが、連携が取れるシステムと取れないシステムがあるので注意が必要です。場合によっては二度手間になって業務負担が増えてしまうこともあります。

  • 基本機能だけでは業務すべてをカバーしない

    どこの店舗でも業務フローや管理方法が同じということはありません。汎用性のあるシステムでも自社の業務をすべてカバーするとは限りません。事前に課題を整理しておいて相談時に解決できるか確認することが重要です。

  • システム同士の親和性が低くコスト高

    社内システムとの連携が取れるということで導入してもコスト高になることがあります。両システムの親和性が低く仕様変更の工数が予想以上にかかったり、別途外注して調整が必要になることがあるので要注意です。

  • 拡張性がなく新しいシステムが追加できない

    店舗の業務は事業拡大とともに変化し管理内容も増える可能性があります。導入したシステムに拡張性が無いと、将来新しいシステムを追加することができなかったりシステム全体を入れ替えなければならなくなります。

店舗管理システム(商品管理、顧客管理、勤怠管理)
導入事例集

店舗管理システムを導入により、それまで抱えていた問題が改善された事例を紹介しています。代表的なケースをピックアップしていますので自社に当てはめて考えてみてください。

  • リアルタイムの在庫確認で棚卸スピードアップ

    既存システムの不備があった在庫数の確認が、リアルタイムにできるようになり棚卸作業がスピードアップしました。

  • 導入後にDM案内の回収率が60%に増えた

    どう来店してもらうかが課題でしたが、導入後は顧客絞り込みが可能になりDM案内の回収率が60%に増えました。

  • 集計作業が軽減してスタッフの意識も変化

    勤務データの手作業入力が非効率でしたが、導入後は集計作業が軽減してスタッフの意識改革にもなりました。

  • 手作業の在庫管理が自動化して売上もアップ

    在庫の手作業での管理が負担でしたが、新システムで自動化したので業務に余裕ができ売上もアップしました。

複数の店舗管理の効率を上げるならタブレットPOSレジがおすすめ

今、タブレットPOSレジを導入している店舗が多いのはご存知でしょうか。通常店舗では毎日の売り上げの管理を行いますが、会計や売り上げ分析を出すのは正直大変というお店が多いでしょう。

特に複数の店舗を管理している場合、それぞれの店舗の会計や売り上げ状況を分析するのは大変ですが、その煩わしい作業を簡単にしてくれるのが、今話題のタブレットPOSレジなのです。レジ絞めや在庫管理も簡単で、空いた時間にほかの作業もできることからお店の作業効率も格段にアップすると話題です。

タブレットPOSレジの特徴&メリット

タブレットPOSレジならレジ機能が0円、時間ごとで売り上げがグラフとして表示されるので、どの時間にどれくらいの売り上げがあったのか、瞬時に判断することが出来ます。

操作も非常に簡単で、難しいトレーニングをする必要はありません。野外でも屋内でも使用でき、その場でお会計をすることもできるうえにカード決済まですることまで可能です。

レシートはEメールもしくはテキストメッセージで送信か紙にするかの3つの方法で選択できる為、お財布にレシートがたまる必要もありません。

【1】コンパクト性

店舗管理されている固定レジは、大きいうえに重く、移動するときも大変です。ところがこのタブレットPOSレジは重量が普通のタブレットと同じで、非常にコンパクト。持ち運びもできるのでいつでもどこでもその場でお会計をすることが出来ます。もちろんカバンに入れてもかさばらないほど軽くコンパクトなのも魅力的です。

【2】コストの低減化

実はこのタブレットPOSレジ、0円で簡単に使用できるPOSレジアプリなのです。かかる費用といえばインターネット環境にするための接続費用、スマートフォンやタブレットの購入費用のみです。なので、わざわざ重くて大きなレジスターを購入する必要はなく、このタブレットPOSレジを使用することで必要なコストを低減化することが出来ます。

【3】扱いやすさ

通常店舗のレジはなれるためにトレーニングを必要とします。操作するボタンも多く、初心者には扱いにくいこともあります。しかしPOSレジにすれば難しい訓練はほとんど必要ありません。画面も大きく見やすく、操作方法もタブレットに沿って操作をするだけなので、だれでも簡単で分かりやすく、トレーニングにかける時間を短縮することが出来ます。

【4】機能の豊富さ

タブレットPOSレジはレジ機能だけではありません。いつでもどこでも気になった時に売り上げ状況を確認でき、在庫管理や顧客管理、クレジットカード決済に社員の出退勤の状況把握、データはすべてクラウドサーバーへ保存されます。キャッシュドロワーやカスタマーディスプレイにバーコードリーダーなどの周辺機器と合わせることでもっと便利に使うことが出来ます。

タブレットPOSレジを選ぶときのポイント

タブレットPOSレジを選ぶとき、4つのポイントを抑えましょう。まず1つ目は周辺機器との連携です。タブレットPOSには必要に応じて様々な周辺機器と連携することが出来ます。飲食店なら会計をよりスムーズにするためにオーダーを受けるハンディと連携機能が付いたPOSレジがいいでしょう。スーパーならバーコードリーダーやクレジット決済機能、キャッシュドロアーやレシートを印刷するプリンターが必要になります。

2つ目はほかのシステムとの連携です。タブレットPOSはほかのシステムと連携することで様々な機能を追加できます。予約台帳システムと連携することで集客率や販売促進につなげることも可能です。会計システムを導入することで売り上げの管理も行えます。必要に応じて様々な機能と連携できるところもタブレットPOSレジの魅力です。

3つ目はコストです。タブレットPOSレジは専用のアプリをダウンロードして使用します。無料で使用できるものもありますが、機能が限定されてしまいます。月額いくらか払うことで、周辺機器との連携が可能となりますが、周辺機器の購入費用、有料プランの会社によってバラバラです。なので、自分にあった無駄のないプランを選ぶことでコストを最小限に抑えることができるのです。

4つ目は導入した後のサポート体制です。従来のレジでもタブレットPOSレジでも使うと何らかのトラブルは出てきます。こういったトラブルに24時間365日手厚くサポートしてくれる会社を選ぶと安心です。

タブレットPOSレジの人気システム3選

タブレットPOSレジはどれも同じでしょうと安易に考えている人もいますが、システムによってサービス内容も異なります。サービスだけではなく月額料金からトラブルが発生した際のサポート内容まで全くことなるので、タブレットPOSレジを導入する際は、このシステムをしっかり把握する必要があります。

しかし、タブレットPOSレジを調べてもインターネット上ではたくさんのシステムがあり、どれを選んでいいのか迷ってしまう方もいるでしょう。そんな方の為に今最も人気のあるタブレットPOSレジ3つをご紹介します。

【1】AirREGIの特徴

利用店舗数ナンバーワンを獲得、0円で簡単に使えるPOSレジアプリとして知られているAirREGI。会計や売り上げ分析など基本的なレジ機能が無料。初期費用も月額費用も無料で、コストの負担をかけないのが魅力的でいつでもどこでも離れた場所から売上状況をすぐに確認して分析することが出来ます。

もちろんメニューの改編や在庫管理も簡単、使い方はいたってシンプルで、通常のレジを使用する際のトレーニングの時間は不要。大画面で操作は簡単なので誰でも簡単に使いこなすことが出来ます。

お店の最後はレジ締めを行いますが、煩わしいレジ締めもタブレットPOSレジなら簡単で短時間に作業を終了することも可能、基本レジ機能だけではなく、クレジット決済や商品管理、基本情報設定や顧客管理など機能必要な機能がきちんと備わっているので小売業から飲食業、サービス業まで様々なお店で利用されており、利用店舗数はナンバーワン、お手元にスマホやタブレット、インターネット利用環境が整っていればすぐに始めることが出来ます。

【2】スマレジの特徴

クラウド型POSと言われているスマレジは、アカウントを作成するだけですぐにPOSレジを導入することが出来ます。

従来のPOSレジはコストがかかる上にトレーニングも必要なほど操作内容が非常に多いため、初心者には扱いにくいものでした。しかし、クラウドと一体化となっているスマレジなら、高価な専門機器は不要です。

スタンダードタイプであれば基本機能を無料で利用することが出来ます。なので、導入コストを大幅に削減でき、iPadやiPhoneを使用するので教育コストもかかりません。

スマレジのメインエンジンはクラウド上にあります。クラウド上にあるという事は、メインエンジンが常にアップデートされており、最新の状態が保たれているという事です。データもすべてクラウドサーバーに保存されるため、売上報告を待つことなくリアルタイムで店舗状況を把握することが出来ます。複数店舗があっても問題なく横断して管理をすることも可能です。

【3】Ubiregiの特徴

Ubiregiは店舗で使用するiPadとアプリにWEBサービスで構成され、アプリをインストールしたiPadを店舗レジとして使用します。大きな画面で分かりやすく、シンプルな機能で誰でも簡単に覚えて使用することが出来ます。

店舗で入力されている売り上げデータはすぐにインターネットでユビレジが管理するサーバーへ送信されます。そのためリアルタイムでいつでもどこでも売り上げ状況を把握でき、売り上げ状況の改善につなげることも可能です。

商品管理もお手元のiPadで楽々管理、万が一トラブルがあってもすぐに対応が可能です。ユビレジではどのお客様がどんなものを購入していったのか、きちんとデータとして保存することが出来ます。またエステサロンでは施術内容まで管理できるので、カルテとしても使用することが出来ます。

名前や編集、履歴がWEBで管理されているので、お客様の情報は売り上げ共有を通してほかの店舗でもデータを共有することが出来ます。

店舗管理のひけつ・早読み解説

売上・利益アップにつながる店舗管理を成功させるには市場の変化を上手に捉えて、できるだけ早く次の手を打つことが大切です。難しいことはなく日々の営業の中でわかる数字を利用するだけで実行できます。

なお店舗管理システムを利用することのメリットの一つには、以下の経営判断に必要な数値を容易にだすことが可能になるという点があげられます。

売上・利益アップにつながる店舗運営の数字

店舗運営のための顧客マネジメント戦略

用語集(EOS,SKU等の店舗管理関連)

店舗管理システムに関連する用語について解説しています。POS、EOS、SKUなど特に商品管理においてよく使用される専門用語を集めました。略語の意味なども考えながらしっかり理解しておくことをおすすめします。