店舗管理システム（商品管理、顧客管理、勤怠管理）導入事例集

3つの店舗管理システム（商品管理系・顧客管理系・勤怠管理系）の特徴

まず商品管理系・顧客管理系・勤怠管理系のシステムとはどのようなものなのか、特徴や必要な機能を解説します。

商品管理系の特徴

商品管理系は、商品の仕入れから在庫、納品、陳列までを管理する作業を効率化するためのシステムです。

商品管理システムに必要な機能

商品管理系をシステム化するには、売上管理、商品管理、発注管理、在庫管理の4つの機能が必要です。どの商品がどれだけ売れているか、在庫はどのくらいあるかをシステムで管理することによって、発注作業を適切におこなうことが出来るようになります。

特に店舗が複数ある場合は、全店舗の売上や在庫を本部で把握しやすくなりますので、商品管理系のシステム化によるメリットが大きいです。

機会損失を防止して売上アップ

商品管理システムを導入することで、よく売れる商品がわかりやすくなり、在庫切れを防止する効果があります。機会損失を防いで売上アップにつながりますので、店舗管理システムに商品管理機能をもたせることは必須といえるでしょう。

システムによっては、POSシステムと連携することで在庫数をリアルタイムに把握できるものもあります。毎日発注する必要がある商品を扱っている場合は、できるだけタイムリーに在庫情報を把握できるシステムを選ぶと良いでしょう。

棚卸しの省力化などコスト削減に貢献

商品管理はエクセルを使って手作業でおこなっている企業も多いですが、システム化することで作業が大幅に少なくなり、コスト削減に役立ちます。また棚卸し業務もバーコードリーダーで読み込むだけでできるようになりますので、大幅に手間を削減できます。

業務の俗人化を防ぐ

手作業でおこなう業務が多いほど、ミスが多くなりますので、在庫数の不一致や発注ミスなども発生しやすくなるものです。システム化することによって人為的なミスを減らし、正確に商品管理することができるようになります。

またシステムの使い方をマニュアル化しておけば、誰でもできる業務の範囲を広げることが可能です。そうすることで業務の俗人化を防ぎ、いつでも業務を円滑に進めることが出来るようになります。

特定の業界に特化したシステムもある

商品管理系に関しては、アパレル業・製造業など特定の業界に合わせて作られているシステムもあります。アパレル業向けであれば、色別の商品や少量多品種の商品を管理しやすいようになっている、といった特徴があります。

顧客管理系の特徴

顧客管理系は、顧客の連絡先や購買履歴などの情報を管理して活用するためのシステムです。

顧客管理システムに必要な機能

顧客管理システムには、顧客の名称や連絡先、購買履歴などの情報を管理する顧客情報管理機能が必要です。そして顧客の購買履歴や欄店頻度などの情報を分析し、マーケティング精度を高める機能もあります。

また、顧客情報を営業に活用するための営業支援ツールとしての機能も、顧客管理システムに含まれていることがあります。収集した顧客情報をマーケティングに活用するのか、営業活動のサポートに使うのか、どちらに重点をおくかによって顧客管理システムにもたせるべき機能も変わってきます。

顧客情報を分析してマーケティングの効率アップ

顧客管理システムを利用すると、顧客ごとに名前や住所、連絡先、購買履歴などの情報を管理することが可能です。どんな人がどんな商品をよく買っているのか、お得意さまは誰か、といったことがすぐに分析できるようになりますので、マーケティングの効率アップに役立ちます。

顧客管理システムに、顧客へメールやクーポンを配信する機能や、ソーシャルメディアのアカウントを管理する機能がついていることも多いです。お得意さまにクーポンを配信する、キャンペーンの成果を可視化する、といったことも可能になるので、より戦略的にマーケティングをおこなうことができます。

何も考えずにただDMを送っても、効果的なマーケティングにはなりません。顧客管理システムのデータを利用して顧客を絞り込み、来店率などの反応を分析することによって、売上アップを図りましょう。

営業活動を効率化

顧客管理ステムには、顧客ごとに営業情報を管理し、営業活動をサポートしてくれる機能がついていることもあります。顧客に対して商談をおこなって得た情報を記録する機能や、営業マンごとの営業活動情報を共有して営業レポートの作成を支援する機能などを活用することで、効果的な営業をおこなうことが可能です。

顧客満足度の向上につながる

顧客管理システムを導入すると、顧客に対してミスマッチなDMを送ってしまったり、取引先の状況に合わない提案をしてしまったりといった失敗が少なくなります。その結果、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

勤怠管理系の特徴

勤怠管理系は、従業員の出退勤時刻の管理や、勤務時間の集計をおこなうためのシステムです。

勤怠管理システムに必要な機能

勤怠管理システムは基本的には従業員の勤務時間の管理を効率化するためのシステムなので、出退勤時刻の記録・勤務予定時間の管理・勤務時間データの出力、といった機能が必要です。

給与計算のもととなる勤務時間の集計を効率化

従業員に給料を支払うためには、各従業員の実際の出退勤時刻の記録を正確に記録して、勤務時間を月ごとに集計する必要があります。これらの作業をエクセルなどで処理していると、入力ミスが頻発してしまいますし、かなりの作業時間が必要となるでしょう。

勤怠管理は利益を生み出す作業ではありませんので、できるだけ効率よく済ませたいもの。勤怠管理をシステム化することで、毎日の出退勤時刻は自動的にシステム上に記録され、正確な出退勤時刻がわかるようになります。また勤務時間の集計もシステムが自動的におこなってくれるので、勤怠管理のための作業時間を大幅に削減でき、経費削減につながります。

給与計算に必要なデータを出力

勤怠管理システムは、従業員の勤務データを給与計算に利用できる形式で出力する機能があります。給与計算システムと連携させることで、毎月の給与計算にかかる手間を大幅に減らし、コスト削減が可能です。

従業員の不正を防止

勤怠管理システムはパスワード認証や指紋認証などの認証システムと連携できるので、出退勤時刻を記録するための認証を他人がなりすましたり、後から書き換えたりといった不正を防止することができます。

上司が部下に対して勤務時間を過少申告させるなど、労働時間に関しては違法行為がおこなわれるリスクが高いです。そういったリスクを減らし、どの部署に人が足りていないのか、といった状況を可視化できるというメリットがあります。

従業員のシフト管理

勤怠管理システムは各従業員の勤務時間を管理する機能があるので、シフトを組むときにも活用できます。シフト表を表示したり、希望するシフトを従業員が自分で入力したりすることで、柔軟なシフト管理が可能です。

違法な労働を防止する

日々の労働時間を参照して、従業員が法律で定められた労働時間より長く働いていると自動的に警告が表示されるシステムもあります。また警告が出ないシステムでも、従業員ごとの合計労働時間がすぐに確認できるので、違法な長時間労働に気づきやすくなります。

また有給休暇の取得状況や、残業時間の合計などもすぐに確認できるので、働きすぎの社員を早期に発見して健康を守るためにも役立つでしょう。

店舗管理システムの導入効果

店舗管理システムの代表的な機能として商品管理、顧客管理、勤怠管理がありますが、システムの導入によって実際にどのような効果があるのか事例をもとに説明します。

事例1 商品管理系

商品管理システムを導入効果として期待できるのは管理作業の効率化による生産性の向上です。また在庫管理などの正確性を高めることができ、作業の標準化によりベテランスタッフでないと作業が進まないといったことが無くなります。

【事例】

• 既存のシステムに不備があって在庫データがリアルタイムに把握できませんでした。そこで在庫管理に重点を置いたシステムに入れ替えたところ、棚卸がスピードアップし、本部側で商品手配が可能になったため店舗側は販売業務に専念できるようになりました。
• これまでは実店舗とネットショップの在庫がいっしょでスタッフがExcelを使って手作業で管理していたので非効率でした。店舗管理システムを導入してからは商品・在庫・受注データすべてを一元管理することができるようになり、売上も1.6倍に増加しました。

事例2 顧客管理系

顧客管理は営業支援ツール的な利用方法もできますが、顧客の基本情報に販売データなどを紐付けてマーケティング分析に活用すると効果抜群です。適切なアプローチにより顧客との関係が良好になり満足度を高めることもできます。

【事例】

• 以前から顧客にいかに来店してもらうかが課題だったので顧客分析ができる店舗管理システムを導入しました。データが蓄積されていくと絞り込みもラクで、DM案内の回収率が60％になっただけでなく、逆に情報が欲しいという声までいただくようになりました。
• 販売子会社6社を統合することになり顧客情報やポイントをどうやって1つにまとめるかが課題でした。そこで新しい顧客管理システムで基盤をしっかり構築した上で、顧客を中心にした一元管理ができる体制を組むことになり、サービスの充実が目指せるようになりました。

事例3 勤怠管理系

勤怠管理は直接売上に関わる部分ではないので軽視されがちですが、導入することによって管理業務の作業時間の短縮や人件費の削減が可能になります。手作業による管理に比べ計算ミスも無くなり不正打刻の防止にもつながりますので正確性も向上します。

【事例】

• 従業員1,000名規模にも関わらずタイムカードと手作業で勤怠管理を行なっていたので非効率でスタッフの負担が大きくなっていました。システム導入後は管理部内で給与支払までほぼ全自動になったので利便性・効率性が格段にアップしてコスト削減ができました。
• これまではタイムレコーダーのデータをほぼ手作業で給与ソフトに移していたので効率が悪くデータの突き合わせに管理部門総出で3日かけていました。システム導入後は2人でも2日で作業が終わり、店長が勤務状況を把握しやすくなり経営感覚が備わるようになりました。

店舗管理システム導入失敗事例

店舗管理システム導入の失敗原因の多くは、事前にシステムに求めることが整理されていないことによるものです。導入後に機能が足りないと気がついたり、既存システムとの連携ができないことを知らなかったなどです。こうしたミスは要件定義をしっかりすることで防げます。

【事例】

• 店舗拡大に伴う管理業務負担軽減のために店舗管理システムを導入。成功したと思われましたが後から使用している会計ソフトと連携しないことが判明し、作業が二度手間になり逆に負担が増える結果になってしまいました。
• 業界向けに特化した店舗管理システムだったので安心して導入したのですが、最も必要とされていたリアルタイムの在庫管理ができないことがわかり、100％の業務の効率化はできませんでした。

一般的なシステム導入の流れ

それではシステムを導入するにはどうしたらよいのでしょうか。導入までの流れを解説いたします。

店舗管理システムや商品管理システムを導入することでいくつものメリットが生まれます。これらのメリットを得るために多くの企業やお店でシステムが導入されていくのですが、どのようにしてシステムを導入するのかを知っておくとスムーズに導入することが出来るようになりますよ。

また導入の流れまでに注意しなければいけない事やポイントなどを押さえておくことでより質の高いサービスを利用することが出来るようになるでしょう。

店舗管理システムや商品管理システムの導入はまず導入元である業者選びから始めていく必要があります。店舗管理システムや商品管理システムを提供している業者は数多く存在しているため、業者選びに時間が掛かってしまうこともあります。

そこでシステムを導入して何を改善したいのか、どういったメリットを求めているのかというニーズをより明確にすることでシステムに求めている部分がはっきりし、導入までの流れをスムーズに進めることが出来るようになるのです。

システムを導入するときの流れを確認しておこう

店舗経営のためには、目には見えないような「陰の仕事」が数多く存在します。仕入れや売り上げのチェックや、従業員それぞれの勤怠管理など、その内容は多岐にわたります。

トラブルなく円滑に進めていくためには、店舗管理、商品管理のシステムを採用するのがオススメです。実際に導入するまでの流れをチェックしてみましょう。

業者に問い合わせる

店舗管理や商品管理を行うためのシステムは、さまざまな業者が提供しています。システムの内容や使い勝手、そして導入費用など、「どこも同じ」というわけではないので注意が必要です。

まずはインターネットなどで情報を集め、気になる業者があれば資料を送付してもらいましょう。

資料をもとにさらに検討を重ねたら、実際に業者に問い合わせをしてみます。取り寄せた資料に記載していないことがあれば、このときにしっかりと確認しておいてください。

実際にシステムを導入したあとに、自分たちにどのような手間が発生するのかも、重要なポイントとなります。

また、問い合わせた際の対応力も評価ポイントの一つとなります。丁寧に対応してくれる業者であれば、安心してシステムを導入できるはずです。

機能を確認する

店舗管理、商品管理のシステムは、業者によってそれぞれ「特徴的な機能」が備わっています。システムを導入した際のメリットとしてアピールされているケースも多いですから、自分たちのお店にとってどんな機能があると便利なのか、よく検討してみてください。

よくあるのは、「実際に導入してみて、もっとこうだったら良かった」と後悔するパターンです。各社のシステムの機能を一覧にまとめてみることで、こんな失敗を防ぐことができるでしょう。

また、自分たちにどのような機能が必要なのかわからない場合には、現在の店舗経営の流れの中の、どこでどう使いたいのかをシミュレーションしてみるのがオススメです。自然と「必要な機能」と「そうでもない機能」にわけられるはずです。

見積もりを出してもらう

導入する店舗管理・商品管理システムをある程度絞り込んだら、次は「実際の導入時にかかる費用」を見積もりしてもらう必要があります。気になる業者に連絡をとり、手続きを進めていきましょう。

もし気になる業者が複数ある場合には、この導入費用やランニングコストが決定打となることも考えられます。見積もりを作成してもらい、各社の条件を比較してみるのもオススメです。

業者によっては、「自分たちにとって必要な機能を決定して、その分だけ費用がかかる」という仕組みを採用しているところもあります。この場合、見積もり時には「どのような使い方をしたいのか」を確定しておく必要があります。

「なんとなく」で見積もりをもらっても、何の役にも立たないケースもあるので注意してください。

契約・料金の支払い

機能面や顧客対応力、そして導入に際して必要な費用など、全ての情報が出そろった段階で、「店舗管理・商品管理システムを導入するのか」と「どの業者のシステムを採用するのか」を決定することになります。一つの業者に絞り込んだら、契約したい旨を担当者へと知らせてください。

その後の流れは、業者側の指示によって進められていきます。正式な契約書を作成し、署名や捺印を済ませたら、料金の支払いを済ませます。タイミングや方法についても、業者ごとの差が大きいポイントですから、契約時に確認しておくと安心できます。

なお、契約後に「やっぱり自分たちが思っていたのと違ったから」という理由で「なかったこと」にするのは難しいです。契約前に、比較検討はしっかりと行っておきましょう。

システムの導入

契約を済ませ、料金の支払いを終えたら、次はいよいよ導入のための手順がスタートします。業者側の担当者が、お店の状況に合わせた形でシステム環境を構築してくれます。

導入に関する手続きは、詳しい知識がなくても大丈夫です。「こんな風に使いたい」「こんな希望を叶えたい」という要望に合わせて、システム業者側が対応してくれるケースがほとんどです。ただし、店舗側で別途対応を要請される事柄もありますから、実際の導入前にチェックしておきましょう。

契約から導入、実際の運用開始までの期間は、システムの内容や業者によっても異なってきます。導入時には、操作方法や使い方などのレクチャーを受けることになりますから、しっかりと頭に入れておいてください。

システム導入後にしておくべきこと

システムを導入したら、「使い方を確認し、従業員全体で共有する」ということが重要となります。せっかく採用したシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。また従業員全体で情報を共有することで、システムの良さも活きてくるはずです。

わからないことがあれば、ぜひ積極的に業者のアフターサポートを利用してみてください。毎日の店舗管理・商品管理を楽にできるようになります。

システムに合わせて業務の仕方を変える

システムを使って、店舗管理や商品管理が行えるようになれば、日々の業務負担は格段に軽くなるはずです。それを期待して、システムを導入する方も多いことでしょう。

しかし実際には、システム導入後に「失敗だった」と感じてしまうケースもあります。これは「システム導入に合わせて、従業員の仕事スタイルを変えることができなかった」ためだと考えられます。

いくら便利なシステムがあっても、使いこなせなければ意味がありません。システムを導入すると、これまでにやってきた仕事の内容が一変しますから、それに合わせて「仕事スタイルを変える」ということも重要になってきます。

これまでに長年培ってきた「業務のやり方」があるかもしれませんが、柔軟に対応することが求められます。どのように活用するのがベストなのか、実際に現場でシステムを使っている方々の話を聞いた上で、判断するのもオススメの方法です。だんだんと、システムと毎日の業務が馴染んでくるでしょう。

不要な機能を制限してシンプルに使えるようにする

店舗管理や商品管理のシステムは、非常に便利なものです。さまざまな企業で導入が進んでいるため、システム業者側も「できるだけ幅広い業種に対応できるように」という意味で、あらゆる機能を搭載しています。大切なのは「すべてを使いこなす」のではなく、「自分たちにとって必要な機能を見極める」ことです。

自分たちのお店の管理をするために「この機能は必要ない」と感じたら、それを制限してしまうのもオススメです。使える機能を限定的にすることで、その分操作は楽になります。あらゆる人が使いこなせる、便利なシステムになるでしょう。

もちろん状況に合わせて、システムの制限解除を行うのもオススメです。一気にすべてを導入しようとすると、現場が混乱してしまう恐れもあります。機能制限を上手に活用することで、徐々に仕事の進め方を移行させていきましょう。

一度にすべての機能を解放するよりも、使い手の負担を軽減できますし、システムに関する知識定着にもつながります。

他のシステムと連携させる

せっかく店舗管理・商品管理のためのシステムを導入したのであれば、店舗で扱っているそのほかのシステムと連携させることも検討してみてください。システム同士を連携させることで、より仕事を楽に進めていけることでしょう。

また、店舗経営に関わる多くの情報を一元管理することができれば、これまでよりも多角的に、経営状況や今後についての検討ができるはずです。

システムの連携について、わからないことがあれば業者側のサポートサービスに連絡するのがオススメです。連携させる方法や、そもそも連携させられるのかどうかなど、あらゆるアドバイスをもらえるはずです。その上で、「今後の店舗経営を考えた上で、どうするのがベストなのか」を判断するのがオススメです。

他のシステムとの連携にまで目を向けられたら、店舗管理・商品管理システムの導入は「成功した」と考えて良いでしょう。システムを上手に活用しながら、日々の業務に邁進してください。