事例3　勤怠管理系

ここでは勤怠管理システムを導入してどのような変化や効果があったのか、店舗や企業の具体的事例を紹介しています。

ホテル・レストラン経営M社のケース

以前は全国で50店舗、従業員が1,000名の規模にも関わらず勤怠管理はタイムカードを使用していたため給与計算を担当者3名が手作業でおこなっていて業務効率が非常に悪い状態でした。

新しいシステムはタイムカードではなく指紋認証が使える機能があって、本部側で全店舗の人員を管理できる内容だったのが採用の決め手となりました。

導入後は担当者の給与計算の作業は異常値を確認するだけになり、管理部内で給与支払いまでほぼ全自動でおこなえるようになったため利便性・効率性が格段にアップしました。

また指紋認証でデータの信頼性が上がり、各店の状況が日々把握できるようになったので、売上に対する人件費や人員構成等のデータを提供することでフトコントロールが楽になりコスト削減につながりました。

現在も機能拡張を進めており、指紋認証も指紋と指静脈を読み取るレコーダーにバージョンアップ。導入当初にあった指紋認証の拒否反応も無くなりました。

外食（鶏肉料理）チェーンY社のケース

アルバイト・パート比率が高くタイムレコーダーのデータをほぼ手作業で給与ソフトに移管していたので非効率でかねてから勤怠管理は課題の一つでした。

特に基礎データと勤務状況の突き合わせは管理部門全員で3日かけて集計しなければならず負荷が大きかったので新しいシステムの導入を検討していたのです。

今回、勤怠管理システムを本社と工場、各店舗に導入したのですが、課題だった集計作業が2人で2日かければ終わるようになり大幅にスタッフの作業を軽減できました。

各店長は今まで以上に各人の勤務状況数値として正確に把握できるようになったため、経営感覚が備わるようになったというのもプラスの導入効果となりました。

またワークスケジュールや売上などの経営データもパート・アルバイトが閲覧できるようになったので店舗スタッフの意識が変わりました。

さらに蓄積されたワークスケジュールを分析・活用することで店舗比較をおこなったり、新店舗の運営を改善する貴重なデータとして役立てています。

勤怠管理系におすすめの店舗管理システム

店舗を運営していくうえで、従業員の勤怠管理は必ずおこなわなければなりません。各従業員の出退勤時間をタイムカードに記録し、月単位で集計して給与の支払いに必要なデータをそろえる作業を手入力でおこなうと、とても時間がかかってしまいます。

また、勤務時間の集計作業を手入力でおこなうと、ミスの原因にもなります。せっかく店舗管理システムを導入するのであれば、勤怠管理機能もついているシステムにすると、ひとつのシステムで商品管理や顧客管理と同時に勤怠管理もできるので便利です。

勤怠管理系のシステムには、以下の機能が必要となります。

•  従業員の日々の出退勤時刻を記録する機能
•  勤務予定時間を管理する機能
•  勤務時間データを出力する機能

勤怠管理システムを利用すると、従業員のシフトを管理し、実際の出退勤時刻を正確かつ簡単に記録したうえで、給与計算に必要なデータを自動的に集計することが可能になるのです。従業員のシフトを確認したり、給与計算したりといった作業が大幅に楽になりますので、経費削減にもつながります。

では実際に店舗管理システムを導入するにあたって、勤怠管理機能も使いたいという方におすすめの店舗管理システムを見ていきましょう。

スゴ腕

勤怠管理できる店舗管理システムの中で、特におすすめなのが「スゴ腕」です。実は店舗管理システムの中で、勤怠管理に必要な機能が全て備わっているものはあまり多くありません。しかしスゴ腕には上記で紹介した勤怠管理に必要な機能がそろっていて、シンプルな操作で勤怠管理が可能となります。

特に従業員の出退勤時刻の記録は、各従業員が毎日おこなうことなので、直感的に操作できることが必須です。スゴ腕の出退勤時刻入力機能は、IDやパスワードで認証した後、出勤や退勤のボタンを押すだけの簡単操作。また複数の拠点で勤務することにも対応しているので、いつも働いている店舗とは別の店舗に応援に行ったときも、問題なく出退勤時刻を記録できます。web上で利用する、いわゆるクラウド型のシステムなので、インターネット環境さえあれば複数店舗で簡単に導入できるのもメリットです。

従業員のシフトも店舗やスタッフごとに一目でわかるようになっていますので、シフト管理もやりやすくなっています。シフトを適切に組むことは店舗管理のうえでも重要ですので、シフトを表形式で簡単に確認できるのは嬉しいポイントです。

また、集計した勤務データはCSV形式で簡単に出力できるようになっています。全従業員の勤務データを集計して出力してくれるので、手作業で集計する手間が省けて、給与計算の作業量を大幅に削減可能です。スゴ腕はシンプルで見やすい画面が特徴なので、あまり店舗管理システムの操作に慣れていない人でもスムーズにデータを確認・出力できます。

ガルフCSM

基本的な店舗管理機能のほか、勤怠管理機能ももっている店舗管理システムです。従業員の出退勤時刻の記録や、シフトの管理、勤務データの出力といった機能がありますので、勤怠管理に役立ってくれます。

ガルフCSMの勤怠管理機能では、予算や売上の予測にもとづいてシフトを作成することが可能です。また、従業員自身が自分の希望するシフトを登録することもできるので、シフトの組み方を柔軟に調整することができます。

さらに、シフトに穴が空いてしまいそうなときには、従業員のスマホに応援要請のメッセージを送ることも可能です。普通のメールでも済む機能ではありますが、システム上でシフトを確認してからそのままメッセージを送れるという利便性があります。

また、労働基準法などの法律に違反するようなシフトを組んでしまっているときには警告を表示する機能もありますので、労務リスクの軽減にもつながります。

勤怠管理機能のある店舗管理システムを導入しよう

店舗管理システムの中でも、勤怠管理機能があるシステムは限られています。できれば店舗管理システムの中で勤怠管理もできたほうが便利です。店舗管理システムの導入を検討する際は、勤怠管理などの周辺機能も含まれているか確認しましょう。

店舗管理システムを機能面で比較した結果は下記の店舗管理システム完全比較のページで紹介していますので、確認してみてください。