店舗管理システム導入後のステップ

店舗管理システムは導入して終わりではありません。システムを効果的に活用するためにはいくつかのステップが必要です。ここでは、店舗システム導入後に取り組むべきことについてお伝えします。

1.店舗管理システムに合わせて業務を変更する

まずは、導入した店舗管理システムに合わせて業務の流れを変更しましょう。店舗管理システム導入後は、それまでFAXやメールで行っていたやり取り等をシステム上で完結できるようになります。店舗管理システム導入後に混乱しないよう、具体的にどのように業務を変更するか決めて指示を出しましょう。

また、売上情報や在庫管理などもそれまでとは大きくやり方が変わることになるでしょう。システムの操作方法も含めて、分かりやすく伝えることが大切です。なお、業務フローの変更については、システム導入前の段階から、担当者とどのように変更する必要があるか入念にチェックし、導入後にはすぐに変更していけるようにすることが大切です。

2.店舗ごとにセットアップする

業務管理システムを複数店舗で導入する場合、各店舗の状況に合わせてセットアップしましょう。具体的には、店舗の立地や営業期間、取り扱い品目の内容や管理形態がフランチャイズなのか直営店なのかなどです。また、店舗ごとのセットアップについて心がけておきたいのは、必要な機能は盛り込むというよりも「不要な機能の利用を制限する」という意識を持つようにしましょう。

さまざまな機能を盛り込んでも、店舗側では使いこなせないことが少なくありません。それよりも、できるだけシンプルな設定にしてITリテラシーの低い店舗管理者であっても簡単に扱えるようにすることをおすすめします。

3.外部システムと連携させる

業務フローの変更や店舗ごとのセットアップが終わったら、外部システムと連携させましょう。特にシステムにPOSシステムが最初から組み込まれていない場合には、POSシステムと連携させることで売上情報や在庫管理、仕入情報などをリアルタイムで本部と共有させられ、業務効率だけでなく経営上必要な情報を取得できます。他の外部システムとの連携は後回しで構わないものもありますが、POSシステムについては初期段階で連携しておくことをおすすめします。

4.コミュニケーション機能の利用を促進する

店舗管理システムの中には、本部と各店舗との間でメッセージをやり取りできる機能や、本部の担当者と各店舗の責任者、従業員が利用できるSNSシステムを備えたものもあります。こうしたシステムについては、活用すると便利ですが、本部側から利用を促進しないとなかなか普及しにくいものです。しかし、一度定着してしまえば、スタッフ間でも活発に利用され、ひいては業務効率の向上につながるでしょう。

これらのシステムは一般的なチャットツールと同じようにグループを作成して、グループ内でメッセージのやり取りをするようこともできます。積極的に本部側からコミュニケーションツールの活用を推進していきましょう。

まとめ

店舗システム導入後に取り組むべきことについてお伝えしました。今回紹介したステップを踏んで、システムをフル活用し、業務の効率化・改善に繋げられるようにしていきましょう。

あなたのお店に必要な機能からチェック!店舗管理システム完全比較
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