店舗管理システム導入のすすめ » 業務効率化&売上アップ!店舗管理システムとは

業務効率化&売上アップ!店舗管理システムとは

ここでは店舗管理システムの概要や生まれた背景、導入メリットなどを解説しています。

店舗管理システムの始まりと導入メリット

店舗管理システムとは売上管理や仕入・在庫管理、従業員の勤怠管理など店舗を運営する上で必要となる基本業務を一括管理できるシステムのことを言います。

元々は多店舗展開する企業の本部が各店舗の現場の状況を把握したり、指示系統の一本化、売上確認業務の効率化などを目的として店舗管理システムの導入が始まりました。

店舗側としても本部への報告業務の負担が軽減し、店長が店舗内の管理に集中できるようになるため、本部と店舗両方にメリットがあるということで普及に拍車がかかりました。

現在は業務管理だけでなくコミュニケーションツールとしても利用されており、業種や業態ごとに機能を特化した店舗管理システムも開発されるようになりました。

店舗管理システム導入のメリットを整理すると以下のようになります。

経営数値の共有と売上アップ

店舗管理システムを導入すると、経営数値の共有や分析が簡単になるため、売上アップにつなげやすくなります。

経営数値の共有

店舗管理システム導入の最大のメリットともいえる経営数値のリアルタイム共有。会社全体や店舗ごとの売上や仕入、在庫などの情報をリアルタイムで共有できます。スピードが求められる厳しい競争下にある今日。経営数値をスピーディーに活用して、経営を有利に進めましょう。

売上アップ

店舗管理システムで得られた分析結果からの適切な指示を出すことで、売上をアップすることができます。POSデータを分析すれば「どの商品がいつどれだけ誰に売れた」か判明。それをABC分析すれば「どの商品が売れ筋か」も把握することができます。

また、店舗ごとの売り上げトレンドや顧客の購買パターンも分析可能。仕入や購買業務の効率化に役立ちます。地域ごとの購買特性や曜日による購買パターン、店舗ごとの商品の回転状況などもわかりますよ。

業務の効率化が可能になる

店舗管理システムの多くはオーダーリング機能を搭載。特に飲食業や小売業等、接客業の場合は、レジと連動することでスムーズな会計ができるため、作業時間を短縮できます。自動化されるため、入力ミスも減少。入力データの修正時間も短縮することができます。多くのオーダーリング機能は仕入情報や在庫情報ともリンク。接客サービスだけでなく仕入業務の効率化を図れます。

また、スタッフや従業員を手書きの業務から解放できるので、顧客サービスにあてる時間の増加が可能。スピードだけでなくサービスの質を向上させることができます。ほかにも、操作が簡単であるため新人の仕事効率がアップ。新人教育にあてる時間もカットすることができます。

コミュニケーションを活性化

店舗管理システムの導入がコミュニケーションを活性化します。店舗管理システムは、本部と各店舗でメッセージのやりとりをする機能を搭載。コミュニケーションツールも日誌機能や掲示板機能、チャット機能やメッセージ機能と様々。なかには、本部担当者や各店舗の責任者、従業員が利用できるSNS機能があるシステムもあるようです。

コミュニケーション機能を積極的に活用することで、従来のメールやFAX、電話などよりも生産的で親密なコミュニケーションが可能。店舗間で情報交換を行えば、商品の陳列や接客についてのアドバイスを全店舗で共有することもできます。本部と店舗のコミュニケーションを活性化し、風通しの良い職場環境をつくりましょう。

代表的な店舗管理システムの機能

店舗管理システムには本部と店舗で必要な業務管理の機能が数多く搭載されていますが代表的な機能は以下の通りです。

商品管理

取扱商品の仕入れ、在庫から納品・陳列までを管理する機能で、売上・利益を上げていくために欠かせない役割を担っています。

これが無いと管理が複雑になり販売管理システム等の連携ができずキャッシュフローの鈍化や機会損失を生むことになるため必須の機能と言えます。

POSシステム

POSシステムは売上や在庫を管理・分析できるシステム。物品の売上実績を単品単位で集計するので、細かな変化をリアルタイムに知ることができます。

また、どんな商品をどんな人が購入しているか、当日の天気や気温はどうだったか、などのデータも収集可能。その他のシステムと連携させることで情報を一元管理することができます。

顧客管理

顧客管理は所在地や連絡先、購買履歴など顧客の基本情報を管理して活用する機能ですが、営業支援ツールとマーケティング精度向上の2つの要素があります。

最近では顧客管理と営業支援の境界線が曖昧になり両方を併せ持つシステムも増えてきましたがどちらに重点を置くかによって選ぶ店舗管理システムが変わります。

勤怠管理

その名の通り従業員の勤怠を管理する機能ですが、直接売上や利益を生むものではないので経営者に必要性が理解されないこともあります。

しかし導入することにより毎月行われていた集計作業が無くなって人件費の削減ができたり、タイムカードの不正打刻の防止、スマホと連携できるなどのメリットがあります。

在庫も管理できる店舗管理システム・3種の導入形態

店舗管理システムの種類は、大きく分けて「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の3つがあります。まずは、これらの店舗管理システムの特徴や違いについて表にしてみました。

  クラウド型 オンプレミス型 パッケージ型
特徴 インターネッット経由で利用 ソフトをパソコンにインストールして利用 自社サーバを調達した上でパソコンにソフトをインストールして使用
メリット

・運用管理業務が不要

・手軽に導入できる

・手軽に導入できる

・多機能化に対応

・カスタマイズが可能

・セキュリティが高い

デメリット

・カスタマイズに乏しい

・オフラインで使用できない

・インストールしたパソコンでしか利用できない

・定期的な更新が必要

・コストが高い

・運用管理業務が発生する

費用 安い 更新費用を加味するとクラウド型より高い 高い
適したユーザー 幅広いユーザー向き 中小規模の企業向き 大規模企業や特殊な運営を行っている企業向き

現在もっとも普及しているクラウド型

「クラウド」は、店舗管理システム以外にもさまざまな用途で使用されているため、その概要をご存知の人も多いのではないでしょうか。

オンラインストレージサービスなどで利用している人もいるかと思いますが、クラウド型はインターネット上で利用するタイプの店舗管理システムです。

運営企業が展開しているサービスにアクセスすることで、ソフトのインストールなどを行わずにすぐ使用を開始できる手軽さがあります。

また、多くの企業がクラウド型の店舗管理システムを展開していますが、初期費用が無料というところも多く、コストパフォーマンスがよいのも魅力です。

ライセンス数に応じて月額料金が決まるなど、料金が明快なのもポイント。

クラウド市場は現在も広がりつつあり、クラウド型の店舗管理システムは大手企業から中小企業まで、幅広いユーザーが活用しています。

クラウド型は手軽に導入できる

クラウド型のメリットは、やはり手軽に導入できるという点と、費用が安い点です。

また、システムを提供している会社が運用管理業務を行いますので、ユーザーが運用や保守を行う必要がありません。

また、インターネットを経由して使用するので外出先や会社のパソコン以外の環境からもアクセスでいるという利便性も魅力です。

クラウド型はカスタマイズができない

クラウド型はサービスを展開している会社が管理を行っているため、自分の都合で機能などをカスタマイズすることができない点はデメリットであるといえます。

企業の運営においてカスタマイズが必要になるケースもあるかと思いますが、カスタマイズができないので、運用時に今後必要となるサービスなどを検討した上で申し込む必要があります。

また、オンライン上でないと利用できないのもクラウド型のデメリットです。

インターネットがつながっている場所でないと使えないので、利用環境で通信障害が発生した場合は使えなくなります。

カスタマイズ性に富んだオンプレミス型

「オンプレミス型」は、自社にサーバを導入してサービスのソフトウェアをインストールし、サーバとネットワークに繋がったパソコンでシステムを利用します。

サーバとパソコンは内部ネットワークが繋がっていれば利用できるので、インターネットが繋がっていなくても使用できるのが特徴です。

独自の運営を行っている企業や、大規模な運営を行っている企業に適したタイプのシステムです。

豊富なカスタマイズ性で企業に必要な機能を追加できる

自社で運用するため、必要に応じたカスタマイズやアプリケーションの追加を行える点がもっとも大きなメリットです。

業務運用に変更が入ったときなどは、サービスを展開している会社に依頼して新しい機能を追加できるなどの汎用の高さは、企業によっては必要となる仕様だと思います。

導入と維持には高額の費用がかかる

オンプレミス型のデメリットは、導入費用が高いことと、自社での運用管理業務が発生するという点です。

運用管理業務はバックアップや障害の対応、セキュリティ対策など多岐に渡るため、人材の確保にゆとりのある企業でないと運用は難しいかもしれません。

また、導入まで設計からサーバ導入など、さまざまな作業が必要となりますので、手軽に導入できないという点もデメリットとして挙げられます。 

使いやすいパッケージ型

「パッケージ型」は、システムを提供しているメーカーのソフトを購入し、使用するパソコンにインストールすることで利用できる店舗管理システムです。

インストールするだけなのでパソコンに精通していない人でも気軽に導入できます。

ソフトウェアも比較的手頃なものが多いので、コスト的にも手軽なのも魅力です。

使用するパソコンが少ない小規模の企業に適したタイプの店舗管理システムです。

ソフトをインストールするだけで使える

インストールするだけですぐに使える手軽さと費用が安い点がパッケージ型のメリットです。

機能もシンプルにまとまっているシステムが多いので、誰でも抵抗なく使えるという点もメリットだといえるでしょう。

また、システムによって追加機能が搭載されているソフトもあり、必要な機能が搭載されているものを選んで購入できるという選択枠の広さも魅力です。

 固定のパソコンでしか使用できない

インストールしたパソコンでしか使えないので、多数パソコンがある企業は導入に手間がかかります。

ライセンス数に応じて料金が上がっていくソフトもあるので、パソコンが多くなればなるほど導入費用も上がっていきます。

また、ほかのソフトウェアでも同様ですが、パッケージ型は定期的なバージョンアップが入るため、更新に手間がかかる点もデメリットといえます。

さらに、更新時に費用がかかる場合は、費用をすべて合わせるとクラウド型と金額があまり変わらないということもあるようですので、よく検討した上で導入したほうがよさそうです。

クラウド型が主力になっている

導入の手軽さや運用の必要性がないこと、また費用も手頃なことから、新しく店舗管理システムを導入する際にはクラウド型を選択する企業が増えています。

カスタマイズ性はありませんが、導入時にいろいろな機能を利用する契約もできるため、在庫管理や会計ソフトなどを、まとめてクラウドで利用している企業も多いようです。

クラウド型を導入する際には必要な機能だけを選ぶ

店舗管理システムを導入するにあたり、必要となる機能は何かという点をよく検討した上で導入しましょう。

後からカスタマイズができないため、先々新たな機能が必要となる可能性がある場合は、導入時に一緒に契約することをおすすめします。

また、最近はクラウド型のセキュリティ機能はかなり向上していますが、導入を検討しているシステムがきちんとセキュリティを確保できているかをきちんと確認しておきましょう。

自社の環境や用途によってタイプをよく検討する

クラウド型が主流だからといって、自社もクラウド型を導入しなければならないという訳ではありません。環境や必要な機能などを考慮した上でシステムの種類を決定するのが一番です。

自社の業務効率化にあたり、もっとも必要だと思えるシステムを導入してください。

あなたのお店に必要な機能からチェック!店舗管理システム完全比較
あなたのお店に必要な機能からチェック!店舗管理システム完全比較