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店舗管理システムでできること4 [勤怠管理]

ここでは店舗を運営をする上で勤怠管理・シフト管理の重要性について解説しています。

本当に必要?勤怠管理システムの導入

店舗管理システムの機能の中にある勤怠管理の必要性についてはあまりピンとこないという方も多いのではないでしょうか。

直接売上や利益を生む部分ではないので費用をかけてまで導入する必要があるのかと疑問を持つ経営者もいるでしょう。

ではシステム化されていない勤怠管理はどのように行われるかというとタイムカードに打刻された数値をもとにExcelなどを使って手作業で集計しています。

月に1回で済むと言っても担当者が丸一日集計作業を行うとなれば相当の人件費がかかります。

これが勤務時間9時~17時の一般的な会社ならそれほどでもないですが、飲食やアパレルなどの店舗で営業時間が長く、アルバイト率が高い職場ではシフト管理や深夜労働など計算が複雑になり集計に時間を要します。

最近では労働環境に対する世間からの監視の目も厳しくなっていますので、計算ミスなどをしてトラブルになると会社の信用やイメージダウンにつながるリスクもあります。

このように勤怠管理システム導入は費用対効果が見えづらいというのも一理ありますが、現在では避けては通れない重要な検討課題となっているのです。

勤怠管理システム化によるメリットとは

すでに説明したことと重なる部分もありますが、勤怠管理システムを導入するメリットを改めて整理してみましょう。

作業時間・人件費の削減

タイムカードを集めて月1回手作業で集計するのは時間がかかる上に、担当者が1~2日かけて行うとすれば人件費がかかります。

勤怠管理システムを導入すると勤務状況がリアルタイムで把握できるようになり担当者が毎月集計作業を行わなくて済むようになり、人件費の削減と余った分の労働力を別の業務に充てることができます。

正確な勤怠管理ができる

手作業による集計作業より計算ミスが少なくなるということもありますが、システム化すると指紋認証やICカードによる管理が可能になりタイムカードの代行打刻などの不正を防止して正確性が向上します。

また最近ではスマホと連携できる勤怠管理システムもあり、これを利用すると外出先のどこからでも打刻することが可能でGPSによる場所の確認も容易です。

店舗管理システムなら従業員管理が簡単に行える

店舗管理システムとは、仕入れや売上などの商品管理や顧客管理や勤怠管理をオンライン上で管理できるシステムのことをいいます。

本部などの管理を行う部署が、店舗の管理業務がうまくできなかったり、本部と店舗のコミュニケーションがなかなかうまくいっていなかったりする場合に、店舗管理システムの導入により業務がスムーズに進む可能性があるのです。

店舗管理システムの導入は、店舗の状況や従業員の状況が細かく管理できることや、時間をかけないで短い時間で店舗や従業員の管理が簡単に行うことができるようになります。店舗管理システムの内、まずは商品管理をシステム化することによる効果ですが、管理作業が効率化できることにより、生産性が向上することができるのです 。

また、システムの導入により、在庫管理などの正確性を高めることができ、作業の標準化によりどの従業員であっても同じレベルの仕事ができるようになることです。

実際、顧客管理をシステム化することによる効果ですが、システム化により顧客の基本情報に売上情報などの販売データを紐付けて、マーケティング分析に活用できます。

店舗管理システムは、直接に売上に関わらない部分なので軽視されがちですが、管理業務の作業する時間の短縮が図れることや、人件費の削減も可能になります。また、従業員の管理も簡単に行うことができるようになるのです。

採用から退職までの流れをサポートしてくる従業員管理

従業員管理をシステム化すると、従業員の情報が一元管理することができます。また、採用管理をシステム化することにより、採用活動や雇用契約が無事に行われれば、次に行うことは社会保険の加入手続きなどです。

新入社員は、健康保険や厚生年金や雇用保険の加入手続きをしなければなりません。40歳以上の従業員であれば、介護保険に加入しなければなりません。さらに、出産をする従業員がいるならば、産休や育休の手続きについても必要です。また、退職時には、社会保険の解約手続きがあります。 このような煩雑な手続きや従業員の管理をすべてシステム化することにより、人事担当者や管理者の業務をサポートしてくれるのです。

従業員管理をシステム化することは、大企業では当たり前ですが、中小企業でも導入する企業が増えてきています。 従業員管理システムは、複数の支社などを持っていて、社員の数が多い会社や多くの部署が存在している会社では、とても便利なのです。

さらに、従業員管理システムは、統括的な人事システムとして利用できます。 従業員は、採用から退職するまでの間、何回もの配置転換が行われ、さまざまな部署や支店に配属されるのです。その履歴が新卒採用の人も中途入社の人もすべて従業員管理システムに保存され、その人の性格や、今まで受けてきた人事評価や、入社年月日まですべて一元管理されます。そのため、従業員管理システムは、スムーズな人事異動にも役に立つのです。

人事に関わる書類もまとめて管理できる

企業で働いていると、採用から退職までにいろいろな種類の人事や労務に関する書類を提出しています。このような書類には、法律などで保管期間が決まっていたりすることもあります。

従業員管理システムの導入は、このような難しい書類の管理もまとめて管理できるようになるのです。人事や労務に関する書類には、従業員の個人情報に関わるものもありますし、採用や退職に関わるものもあります。また、社内で決められた人事規定や、雇用保険や健康保険などの社会保険の書類や、労使間で合意に至った内容に関するものもあるのです。 特に、従業員の個人情報に関わる書類などは、細心の注意が必要ですが、従業員管理システムではすべてまとめて管理することができます。

さらに、管理をすることができる人事や労務に関する書類には、源泉徴収簿や、控除に関わる書類や、マイナンバーなどがあります。

従業員のマイナンバーについては、企業は雇用が継続している限り保管をしていてもいいことになっていますが、退職者のマイナンバーについては取り扱いに注意をしなければなりません。退職後であっても、明確な利用目的がある場合に限っては7年間の保管が可能なのです。

他にも、採用時に徴収した従業員の身元保証書や誓約書、雇い入れ時や退職時に伴う書類、休暇届や欠勤届なども人事に関わる書類になります。このように、人事に関わる書類はまだまだいっぱいありますが、従業員管理システムでまとめて管理することができるのです。

複雑化しがちな業務ルールなどにも対応

店舗管理システムの導入により、業務上に発生する複雑なルールについても確認することができるようでなければいけません。社内のパソコンから店舗管理システムに繋げれば、すぐに業務ルールを確認することができて、営業などで外出している場合でも、外出先でスマートフォンなどで、店舗管理システムを確認できる環境が必要とされているのです。

企業内の業務ルールを店舗管理システムで保存するには、企業ごとや部署ごとに業務内容が異なるため、システムの知識だけでは店舗管理システムに反映させることはとても難しく、その企業の業務全般がわかっていないといけません。

店舗管理システムを確認すれば、複雑化している業務ルールも簡単に確認することができるようになるためには、複雑化している業務要件やビジネス上の制約などをルールとして店舗管理システムに定義させるのです。それにより、ビジネスの複雑化している業務ルールを細分化することができるため、システムを管理することができるのです。

店舗管理システムが、複雑化しがちな業務ルールなどにも対応することができれば、すべての従業員が複雑な業務ルールでも簡単に確認することができるようになるため、業務ルールの見える化が進んでいきます。その結果、すべての従業員が同じ方向を向いて、業務を行うことができるようになります。そして、企業にとっても従業員にとってもお互いに良い結果が生まれることでしょう。

従業員管理システムで給与業務をサポート

従業員管理システムは、従業員の性格や、生年月日や、人事考課などの情報が一元管理できるだけでなく、給与業務にも対応しているものもあります。

一元管理されている従業員情報を元に、従業員1人ひとりの社会保険料や、税金の計算や、交通費までも自動で計算をして、給与明細に反映させるのです。そして、給与明細の作成や配布についても行うことができるのです。

また、勤怠情報についても従業員管理システムが管理していますので、有給休暇の日数や、欠勤の日数などを考慮して給与計算に反映させることができるのです。 さらに、社会保険については、社会保険料の計算だけでなく、社会保険の手続きにまで対応しているシステムもあります。

雇用保険料や介護保険料の計算や手続きも行うことができます。給与業務は、全従業員に対して行われる業務のため、大きな効率化が図れることになります。他にも、だいたいの企業が年2回支払うことになるボーナスに対する計算や、ボーナス時の社会保険料や税金の計算も行うことができます。

全従業員に関わることでいえば、年末調整の計算も行うことができます。退職する人がいれば、退職金の計算にも対応しています。

従業員管理システムの導入は、このような機能にも対応していますので、人事担当者や給与計算業務の担当者の負担を減らし、効率化を図ることができます。そのことにより、人員の削減ができれば経費の削減にまで繋がっていく可能性もあるのです。

あなたのお店に必要な機能からチェック!店舗管理システム完全比較
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