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店舗管理システムでできること4 [勤怠管理]

タイムカード

ここでは店舗を運営をする上で勤怠管理・シフト管理の重要性について解説しています。

本当に必要?勤怠管理システムの導入

店舗管理システムの機能の中にある勤怠管理の必要性についてはあまりピンとこないという方も多いのではないでしょうか。

直接売上や利益を生む部分ではないので費用をかけてまで導入する必要があるのかと疑問を持つ経営者もいるでしょう。

ではシステム化されていない勤怠管理はどのように行われるかというとタイムカードに打刻された数値をもとにExcelなどを使って手作業で集計しています。

月に1回で済むと言っても担当者が丸一日集計作業を行うとなれば相当の人件費がかかります。

これが勤務時間9時~17時の一般的な会社ならそれほどでもないですが、飲食やアパレルなどの店舗で営業時間が長く、アルバイト率が高い職場ではシフト管理や深夜労働など計算が複雑になり集計に時間を要します。

最近では労働環境に対する世間からの監視の目も厳しくなっていますので、計算ミスなどをしてトラブルになると会社の信用やイメージダウンにつながるリスクもあります。

このように勤怠管理システム導入は費用対効果が見えづらいというのも一理ありますが、現在では避けては通れない重要な検討課題となっているのです。

勤怠管理システム化によるメリットとは

すでに説明したことと重なる部分もありますが、勤怠管理システムを導入するメリットを改めて整理してみましょう。

作業時間・人件費の削減

タイムカードを集めて月1回手作業で集計するのは時間がかかる上に、担当者が1~2日かけて行うとすれば人件費がかかります。

勤怠管理システムを導入すると勤務状況がリアルタイムで把握できるようになり担当者が毎月集計作業を行わなくて済むようになり、人件費の削減と余った分の労働力を別の業務に充てることができます。

事例1.複数拠点の勤怠管理をシステム化することで大幅にコスト削減

ある小売チェーン店では、200以上の店舗全ての勤怠管理を紙のタイムカードで実施していました。各店舗でタイムカードを集計して本部に送り、本部では数千枚のタイムカードのチェック作業を毎月実施。給与計算システムに勤務時間データを投入するまでに多くの業務時間がかかっていただけでなく、紙のタイムカードの保管場所を確保するのも苦労していました。

各店舗をネットワークでつないで、オンラインで勤怠管理できるシステムを導入したところ、各店舗の勤務状況を本部でもリアルタイムで確認できるようになり、店舗・本部の事務作業を大幅に減らすことに成功。店舗で本来の業務をできる時間が大幅に増えて、コスト削減だけでなく売上アップにもつながりました。

さらに勤務時間データが可視化されたことで、残業の多い店舗など、勤務状況に問題のある店舗の実態も判明。人員の配分やコンプライアンス向上にも役立ちました。

事例2.担当者の残業時間が10時間以上減少

勤怠情報の集計や給与計算の作業を、担当者が全て手入力でおこなっている企業では、通常の勤務時間内には終わらず残業が発生する原因となっていました。

そのような企業でも、勤怠管理システムを導入したことにより、勤怠情報の集計を簡単におこなうことが可能に。使いやすいインターフェースのシステムだったので、システムへの移行作業もスムーズでした。

結果として、担当者の残業時間を毎月10時間以上削減することに成功。人件費の削減により、システムの導入費用も短期間のうちに回収できそうです。

正確な勤怠管理ができる

手作業による集計作業より計算ミスが少なくなるということもありますが、システム化すると指紋認証やICカードによる管理が可能になりタイムカードの代行打刻などの不正を防止して正確性が向上します。

また最近ではスマホと連携できる勤怠管理システムもあり、これを利用すると外出先のどこからでも打刻することが可能でGPSによる場所の確認も容易です。

事例3.GPSの活用で複数の勤務場所でも正確な勤怠管理が可能に

全国の商業施設内に店舗を構えている企業では、設備工事を伴うような勤怠管理システムを導入するのは難しかったため、紙のタイムカードで勤怠管理をおこなっていました。しかし各店舗のタイムカードを集計・管理するのは、とても手間がかかります。

また場合によっては他店舗に出勤することもあるので、正確な出退勤時間が記録されているかも疑わしい状況でした。

そこでモバイル端末を利用して出退勤時間を打刻できる勤怠管理システムを導入したところ、GPSで位置情報も同時に取得することで、不正な打刻を防止できるようになりました。

もちろん勤務時間の自動集計も可能なので、大幅なコスト削減も実現。事務作業にかかる時間を削減することで、従業員のモチベーションアップにもつながりました。

事例4.従業員の意識が高まり打刻漏れを削減

ある食品チェーン企業では、紙のタイムカードを使用していましたが、従業員の打刻漏れや集計間違いなどのヒューマンエラーが頻発していました。

そこで勤怠管理システムを導入したところ、集計は自動的におこなわれるので、集計ミスはなくなりました。

また打刻漏れに関しても、日々の打刻状況を本部で確認できるので、打刻漏れの多い従業員のいる店舗には直接連絡して指導することが可能に。その結果、従業員の時間に対する意識も高まり、ミスが少なくなるという効果も現れました。

店舗管理システムなら従業員管理が簡単に行える

簡単業務

店舗管理システムとは、仕入れや売上などの商品管理や顧客管理や勤怠管理をオンライン上で管理できるシステムのことをいいます。

本部などの管理を行う部署が、店舗の管理業務がうまくできなかったり、本部と店舗のコミュニケーションがなかなかうまくいっていなかったりする場合に、店舗管理システムの導入により業務がスムーズに進む可能性があるのです。

店舗管理システムの導入は、店舗の状況や従業員の状況が細かく管理できることや、時間をかけないで短い時間で店舗や従業員の管理が簡単に行うことができるようになります。店舗管理システムの内、まずは商品管理をシステム化することによる効果ですが、管理作業が効率化できることにより、生産性が向上することができるのです 。

また、システムの導入により、在庫管理などの正確性を高めることができ、作業の標準化によりどの従業員であっても同じレベルの仕事ができるようになることです。

実際、顧客管理をシステム化することによる効果ですが、システム化により顧客の基本情報に売上情報などの販売データを紐付けて、マーケティング分析に活用できます。

店舗管理システムは、直接に売上に関わらない部分なので軽視されがちですが、管理業務の作業する時間の短縮が図れることや、人件費の削減も可能になります。また、従業員の管理も簡単に行うことができるようになるのです。

採用から退職までの流れをサポートしてくる従業員管理

従業員管理をシステム化すると、従業員の情報が一元管理することができます。また、採用管理をシステム化することにより、採用活動や雇用契約が無事に行われれば、次に行うことは社会保険の加入手続きなどです。

新入社員は、健康保険や厚生年金や雇用保険の加入手続きをしなければなりません。40歳以上の従業員であれば、介護保険に加入しなければなりません。さらに、出産をする従業員がいるならば、産休や育休の手続きについても必要です。また、退職時には、社会保険の解約手続きがあります。

このような煩雑な手続きや従業員の管理をすべてシステム化することにより、人事担当者や管理者の業務をサポートしてくれるのです。

従業員管理をシステム化することは、大企業では当たり前ですが、中小企業でも導入する企業が増えてきています。 従業員管理システムは、複数の支社などを持っていて、社員の数が多い会社や多くの部署が存在している会社では、とても便利なのです。

さらに、従業員管理システムは、統括的な人事システムとして利用できます。 従業員は、採用から退職するまでの間、何回もの配置転換が行われ、さまざまな部署や支店に配属されるのです。

その履歴が新卒採用の人も中途入社の人もすべて従業員管理システムに保存され、その人の性格や、今まで受けてきた人事評価や、入社年月日まですべて一元管理されます。そのため、従業員管理システムは、スムーズな人事異動にも役に立つのです。

人事に関わる書類もまとめて管理できる

企業で働いていると、採用から退職までにいろいろな種類の人事や労務に関する書類を提出しています。このような書類には、法律などで保管期間が決まっていたりすることもあります。

従業員管理システムの導入は、このような難しい書類の管理もまとめて管理できるようになるのです。人事や労務に関する書類には、従業員の個人情報に関わるものもありますし、採用や退職に関わるものもあります。

また、社内で決められた人事規定や、雇用保険や健康保険などの社会保険の書類や、労使間で合意に至った内容に関するものもあるのです。 特に、従業員の個人情報に関わる書類などは、細心の注意が必要ですが、従業員管理システムではすべてまとめて管理することができます。

さらに、管理をすることができる人事や労務に関する書類には、源泉徴収簿や、控除に関わる書類や、マイナンバーなどがあります。

従業員のマイナンバーについては、企業は雇用が継続している限り保管をしていてもいいことになっていますが、退職者のマイナンバーについては取り扱いに注意をしなければなりません。退職後であっても、明確な利用目的がある場合に限っては7年間の保管が可能なのです。

他にも、採用時に徴収した従業員の身元保証書や誓約書、雇い入れ時や退職時に伴う書類、休暇届や欠勤届なども人事に関わる書類になります。このように、人事に関わる書類はまだまだいっぱいありますが、従業員管理システムでまとめて管理することができるのです。

複雑化しがちな業務ルールなどにも対応

店舗管理システムの導入により、業務上に発生する複雑なルールについても確認することができるようでなければいけません。

社内のパソコンから店舗管理システムに繋げれば、すぐに業務ルールを確認することができて、営業などで外出している場合でも、外出先でスマートフォンなどで、店舗管理システムを確認できる環境が必要とされているのです。

企業内の業務ルールを店舗管理システムで保存するには、企業ごとや部署ごとに業務内容が異なるため、システムの知識だけでは店舗管理システムに反映させることはとても難しく、その企業の業務全般がわかっていないといけません。

店舗管理システムを確認すれば、複雑化している業務ルールも簡単に確認することができるようになるためには、複雑化している業務要件やビジネス上の制約などをルールとして店舗管理システムに定義させるのです。

それにより、ビジネスの複雑化している業務ルールを細分化することができるため、システムを管理することができるのです。

店舗管理システムが、複雑化しがちな業務ルールなどにも対応することができれば、すべての従業員が複雑な業務ルールでも簡単に確認することができるようになるため、業務ルールの見える化が進んでいきます。

その結果、すべての従業員が同じ方向を向いて、業務を行うことができるようになります。そして、企業にとっても従業員にとってもお互いに良い結果が生まれることでしょう。

従業員管理システムで給与業務をサポート

従業員管理システムは、従業員の性格や、生年月日や、人事考課などの情報が一元管理できるだけでなく、給与業務にも対応しているものもあります。

一元管理されている従業員情報を元に、従業員1人ひとりの社会保険料や、税金の計算や、交通費までも自動で計算をして、給与明細に反映させるのです。そして、給与明細の作成や配布についても行うことができるのです。

また、勤怠情報についても従業員管理システムが管理していますので、有給休暇の日数や、欠勤の日数などを考慮して給与計算に反映させることができるのです。 さらに、社会保険については、社会保険料の計算だけでなく、社会保険の手続きにまで対応しているシステムもあります。

雇用保険料や介護保険料の計算や手続きも行うことができます。給与業務は、全従業員に対して行われる業務のため、大きな効率化が図れることになります。他にも、だいたいの企業が年2回支払うことになるボーナスに対する計算や、ボーナス時の社会保険料や税金の計算も行うことができます。

全従業員に関わることでいえば、年末調整の計算も行うことができます。退職する人がいれば、退職金の計算にも対応しています。

従業員管理システムの導入は、このような機能にも対応していますので、人事担当者や給与計算業務の担当者の負担を減らし、効率化を図ることができます。そのことにより、人員の削減ができれば経費の削減にまで繋がっていく可能性もあるのです。

あなたのお店に必要な機能からチェック!店舗管理システム完全比較
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